محیطهای پیرامونی و درونی یک شبکه پستی ، نقش بسزایی در حصول قابلیتهای یک سیستم کدینگ
پستی را دارند و سیستمهای کدینگ پستی برای آنکه در تعـامل با عوامل درونی و بیرونی
قادر باشند قابلیتهای خود را به سیستم منتقل نمایند ، نیازمند مدیریتی توانمند میباشند
. چگونگی مدیریت بر یک سیستم کدینگ پستی ، نقش موثری در ظهور قابلیتهای آن سیستم دارد
. منظور مديريت سيستم كدپستي ، مجموعه عواملي ميباشد كه در شبكه پستي هدايت و راهبرد
اين سيستم را عهده دار ميباشند .
با فرض آنکه سیستم کدینگ پستی در شرایطی مطلوب از نظر مدیریت قرار داشته باشد ، بکارگیری
هدفمند سیستم کدینگ پستی جامع و موثر ، مزایای بیشماری را برای ادرات پست بدنبال خواهد
داشت . فرصتهای آشکاری شکل خواهند گرفت و فرصتهای پنهان را هم باید شناخت و زمینه را
برای شکل گیری آنها فراهم نمود . تشکیل یک تیم تحقیق و توسعه ( R&D ) برای این منظور
مناسب بوده و نتایج مفیدی را بهمراه خواهد داشت . برای وضوح هرچه بیشتر قابلیتهای یک
سیستم کدینگ پستی ، در قالب دسته بندی درون سازمانی و برون سازمانی قابل توجه خواهند
بود .
با بکارگیری صحیح یک سیستم کدینگ پستی مزایای زیادی قابل حصول میباشد و هرچه تجربه
و دانش کارکنان در استفاده از سیستمهای کدپستی افزایش یابد ، مزایای بیشتری را نیز
میتوان از آن متصور گردید . در اینجا به برخی از قابلیتهای درون سازمانی سیستمهای کدینگ
پستی اشاره میگردد .
ـ ایجاد تحول و بهینه سازی در روشهای عملیاتی
ـ ایجاد شتاب در افزایش نرخ رشد سازمان پستی
ـ افزایش سرعت سیر مرسولات
ـ کاهش خطای عملیات پستی در مراحل مختلف
ـ ارتقاء سطح کیفیت خدمات پستی
ـ فراهم گردیدن امکان جذب ترافیکهای جدید
ـ کنترل دقیق منابع با اندازه گیری میزان بازده منابع مصرف شده در محدوده های مشخص
پستی
ـ کسب درآمد با استخراج و فروش اطلاعات آماری به سازمانهای متقاضی در دسته بندیهای
جغرافیایی ـ پستی
ـ کاهش هزینه ها با استفاده از بهبود روشهای عملیاتی
ـ افزایش درآمد با رشد حجم مرسولات پستی
ـ تولید درآمد با جمع آوری و تهیه اطلاعات آماری و تفصیلی برای سیستمهای کلان و خرد
مدیریتی
ـ تولید نقشه محدوده های پستی برای استفاده در عملیات پستی
کیفیت طراحی انجام شده در یک سیستم کدپستی ، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است . با
طراحی مناسب این سیستم میتوان بخش عمده ای از قابلیتهای مورد انتظار از این سیستم را
در مرحله طراحی اولیه شناسایی و تعیین نمود . با طراحی و پیاده سازی صحیح ، دقیق و
یکپارچه سیستم کدینگ پستی میتوان نوعی از تعاملات برون سازمانی را در برنامه توسعه
و رشد شبکه پستی قرارداد . وجود تقسیم بندیهای جغرافیایی ـ پستی در سراسر محدوده فعالیت
شبکه این امکان را فراهم میسازد تا زمینه ارائه اطلاعات کدپستی به سازمانهای محیط بیرونی
شبکه فراهم گردد و بدین شکل بحث جدیدی از درآمد در شبکه پستی مطرح خواهد گردید .
طراحی مناسب سیستم و پیش بینی قابلیت انعطاف پذیری در آن میتواند امکان مواجه گردیدن
با فرصتهای بسیاری را برای شبکه پستی فراهم نماید . استفاده مستمر از فرصتها و برنامه
ریزی مناسب موجب کاربرد روز افزون کدپستی خواهد شد . با افزایش سطح تعاملات کدپستی
با محیط ارگانیک بیرونی و استفاده اعضای این محیط از کدهای پستی ، بستر مناسبی برای
شبکه پستي فراهم خواهد گردید . در این حالت میتوان کد پستی را به زبانی مشترک برای
تمامی سازمانها تشبیه نمود که میتوانند از آن در ارتباطشان با یکدیگر استفاده نمایند
و مفاهیم مورد انتظار را با سرعت و دقت زیادی به یکدیگر منتقل نمایند .
سیستم کدینگ پستی در کشور ایران :
انجام مطالعات و تحقیقات برای طراحی کدپستی ایران از سال 1349 شمسي آغاز گردید و از
سال 1362 عملیات پیاده سازی این سیستم شروع شد و این مـرحله طی مدت 17 سال به اتمام
رسید .
کد پستی کشور ایران که با دقت نظر خاصی طراحی گردیده است ، علاوه بر رفع نیازهای درونی
و کاربرد موثر در عملیات پستی ، تعاملات وسیع و گسترده ای با دیگر سازمانها را موجب
شده و سطح این تعاملات از روند رشد مناسبی برخوردار میباشد . سیستم کدپستی کشور ایران
با دارا بودن قابلیت ارائه داده ها و اطلاعات بعنوان خروجیهای سیستم و مشارکت در بستر
سیستمهای اطلاعات مکانیزه CBIS از جایگاه ویژه ای در محیط ارگانیک کشور برخوردار است
. در حال حاضر این سیستم توانایی مشارکت در کلیه سیستمهای اطلاعاتی را دارا میباشد
و امکان تولید داده ها و اطلاعات برای استفاده در سیستمهای اطلاعاتی یکی از نقاط قوت
سیستم کدپستی ایران محسوب میگردد .
حجم مرسولاتی که بواسطه استفاده از سیستم کدپستی به شبکه پستی ایران وارد میشوند قابل
توجه بوده و علاوه برآن ، میزان درآمد کسب شده طی سالهای بعد از پیاده سازی سیستم نشاندهنده
چشم اندازی موفق برای این سیستم میباشد .
تاثیرگذاری این سیستم در طراحی ، راه اندازی و اجرای سرویسهای جدید ، یکی دیگر از دستاوردهای
این سیستم است و موجب افزایش حجم ترافیک در شبکه پستی گردیده است .
اقدامات مناسبی نیز در خصوص مشارکت کد پستی بعنوان یکی از لایه های اصلی اطلاعات در
سیستمهای GIS صورت پذیرفته و این توانایی در کدپستی ایران مشهود میباشد .
یکی دیگر از موفقیتهای سیستم کدپستی ایران ، ایجاد شرایط و امکان اجرا و مشارکت در
طرحهای گسترده ملی در نقاط شهری و روستایی کشور میباشد . وجود تقسیم بندی جغرافیایی
ـ پستی موجب گردیده است تا امکان برنامه ریزی دقیق برای عملیات اجرایی وسیع در سطح
کشور فراهم گردد و بدلیل وجود روشها و شیوه های عملیاتی منطبق بر این تقسیم بندیها
، شبکه پستی ایران توانسته است در سالهای گذشته فعالیت مناسبی در اجرای اینگونه طرحها
داشته باشد .
شاید مهمترین دستاورد سیستم کدپستی ایران و اصلی ترین نتیجه کسب شده از این سیستم ،
تشکیل بانک اطلاعات مكانها و ساختمانهاي كشور با محوریت کدهای پستی باشد که در تمامی
نتایج کسب شده ، عاملی تاثیرگذار در موفقیت و دستیابی به اهداف مورد انتظار محسوب میگردد
.
برخی اهداف بلند مدت این سیستم عبارتند از : نگهداری ، پشتیبانی و توسعه بانک اطلاعات
کدپستی ، حفظ و افزایش دستاوردهای سیستم ، حضور موثر و فعال در فضای الکترونیکی کشور
ایران ، استفاده هرچه بیشتر از ظرفیتهای این سیستم ، افزایش سطح تعاملات با دیگر سازمانها
و ... و نهایت تمامی اهدافی که بتوانند در آینده شبکه پستی کشور ایران تاثیرگذار باشند
، در زمره هدفهای این سیستم قرار میگیرند .